ŞİRKET, PROBLEMİ VE ÇÖZÜM: BİTİRME PROJESİ

ÖĞRENCİLERİN GÖZÜNDEN BİTİRME PROJESİ SERÜVENİ

Bitirme projesi, üniversite öğrencilerinin akademik içerikli çalışmaları gerçekleştirmesini sağlayan ve belirli bir kredi değeri ile lisans mezuniyeti için gerekli bir aşamadır. Bu süreçte öğrenciler, danışman hocaları tarafından verilen projeleri gerçekleştirirken, zamanında ve eksiksiz olarak teslim etmekle yükümlüdür.

Bu sürecin gereklilikleri farklı üniversite veya bölüm nezdinde değişiklik gösterebilecekken, özellikle başarılı bir şekilde eğitim sürecini tamamlamak ya da eğitim hayatını istediği yöne yönlendirmek isteyen tüm öğrencilerin bu amacında önemli basamakların başında gelir.

Diploma başarısı için ciddi önem arz eden ve öğrencilerin fazlaca mesai harcadıkları bitirme projelerine yardımımızın dokunması, bununla birlikte akıllarındaki soru işaretlerinin azalması umuduyla, bu süreci geçiren öğrencilerin deneyimlerini bizlerle paylaştıkları bu röportajımızı sizlere sunmaktan mutluluk duyarız.

İlk röportajımızda bizlere yön gösteren, deneyimlerini öğrencilerin fayda sağlayacağı şekilde bizlerle paylaşan Gazi Üniversitesi Endüstri Mühendisliği 4.sınıf öğrencilerinden ve Gazi Üniversitesi Endüstri Topluluğu’nda emek göstererek de vizyonlarını ve çalışma ahlakının gerekliliklerini ortaya koyarak kendilerini kanıtlamış Cihan Güngör, Betül Öztürk ve Yusuf Demir’e şükranlarımızı sunarız.

Bu yazıda Gazi Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bitirme projesi hazırlama süreci baz alınmıştır.

İYİ EKİP MÜNASİP

Bitirme projesinin önemine ve diğer projelerden farkına dikkat edilmesi, sağlıklı bir süreç geçirilmesi için gereklidir. Diğer projeler gibi kısa süreli ve derin olmayan bir çalışmanın aksine büyük çaplı araştırmalar bu serüvene eşlik etmektedir. Bu paralelde de çalışma disiplinine sahip hatta çalışma tarzına alışık olduğunuz insanlarla bu projeyi yürütmek tüm ekip çalışmalarında olduğu gibi güzel bir artı sağlamaktadır.

Özellikle öğrenci topluluklarında birlikte iş yapmış öğrenciler için ekip oluşturmak çok daha kolay olacaktır çünkü birbirinin müsait zamanlarını bilmek, yeterince tanımak, gerektiği yerde tolere etmek, kollamak ve aynı amaç doğrultusunda ilerlemek ortaya çıkacak sonucu ve harcadığınz emeği etkileyecektir.

Yakın arkadaştan ziyada benzer düşünce yapısına sahip öğrenciler seçilmelidir. Gerektiğinde de ekip içindeki kişi sayısında değişikliğe gitmekten çekinilmemelidir.

Endüstri mühendisliği öğrencileri bitirme projeleri için önde gelen sanayi ve hizmet şirketlerinde, lisans programında öğrendikleri bilgi ve becerileri kullanarak, gerçek endüstriyel sistem problemleri üzerinde çalışmaktadırlar.

Bu doğrultuda da bir şirketin problemi, öğrencilerin bir yıl boyunca ilgilendikleri şeyin ta kendisi olacağından şirket ve problemi, ekip öğrencileri ve ders içeriklerine uygun olmalı, çözümü de taraflarından açıklanabilir olmalıdır.

ŞİRKET SEÇİMİ

X enerji şirketiyle 2-3 aylık iletişimi mevcut olmasına ve bitirme projesini birlikte yürüttükleri danışman hocanın asistanıyla da konu konuşulmuş olunmasına rağmen X enerji şirketi, beklenmedik bir şekilde bu projeye ev sahipliği yapmaktan vazgeçmiştir.

Bu durum gerek motivasyonel gerekse hazırlık süreci ve süresi açısından büyük bir dezavantaj yaratmış olsa da ilgili öğrencilerimiz bu durumu soğukkanlılıkla yönetmiş, diğer fırsatları değerlendirme sürecine girmişlerdir.

Bu tür, şirket tarafından gerçekleşen olumsuzluklara karşı yeni bir şirket alternatifi bulmak için LinkedIn ve network birikimi yardım sağlayacaktır. Ekibimiz daha öncesinde öğrencilerimizden biriyle çalışmış olan Y IT firmasına başvurmuştur.

Y firmasına bir problem sunulmuş, öğrencilerimizle iletişime geçilmiş ve anlaşmaya varılmış olunsa da; danışman hocayla iletişime geçildiğinde Y firması tarafından sunulan konunun endüstri mühendisliği ile ilgili olmadığı, daha çok yönetim bilişim sistemleri alanına kaydığı dönütü alınmış.

Bu durum öğrencilerimizi tekrar bir şirket arayışına sürüklemiş. Bu tür anlaşmazlıklar ya da doğru şirket-problem seçimi için vakit kaybetme veya adaptasyon sorunu yaşamamak adına gerekli araştırma ve iletişim çalışmalarına yaz süreci gibi erken dönemlerde başlanılması bitirme projesi öğrencileri için önemli bir hazırlıktır.

Değerlendirilebilecek fırsatlar:

• Şirketlerin açtığı programlara başvurmak.
• LinkedIn’den şirketlerin İK’larına ve ilgili kişilere ulaşmak.
• Networkler aracılığıyla ilgili bölüm filtrasyonuyla şirketlere ulaşmak.
• Mezunlarla iletişime geçmek.

Okul herhangi bir destekte bulunmadığı ve şirket bulma ihtiyacını öğrenciler kendileri karşıladığı için zamanlama ve atılan adımlar kritik bir noktadadır. Özellikle Gazi Üniversitesi’nde ders ağırlığı ve staj gerekliliği üretim alanında yoğunlaştığı için bitirme projelerinin de ağırlıklı olarak üretim alanı üzerine tasarlanmış problemler olması beklenmektedir.

Gazi Üniversitesi, ülkemizin üretim alanında çalışan endüstri mühendisi istihdamında da üst sıralarda yer almaktadır. (Öğrencilerimizin IT firması için aldığı redde de bu durumun bir yansımasını görmekteyiz.)

Bunun yanında Gazi Üniversitesi Endüstri Mühendisliği öğrencilerinin 2. sınıf sonunda yapmış oldukları ilk stajları da üretim stajıdır. Bu durum Gazi Üniversitesi dışındaki okullarda değişkenlik gösterebilmektedir.

Bir endüstri mühendisi olarak sadece iş hayatında karşılaşılan problemlerle değil, hayatta da karşılaşılan problemlerle de kritik noktalarda doğru kararlar alarak çözüme ulaşmak önem gösterdiği üzere; bu gibi, eğitim sürecinde alınan karalarda da önem arz etmektedir.

Kasım ayında da çalışma sürdüreceği şirketi belli olmayan öğrencilerimiz kriz yönetimiyle karşı karşıya kalmışlardır. Bu noktada mezunlarla ve LinkedIn üzerinden ilgili kişilerle iletişime geçme yöntemlerine başvurmuşlardır.

Peki bu büyük sektör havuzunda ne yönde ilerlemek mantıklı?

DANIŞMAN HOCA

Öğrencilerimizin eşleşmiş olduğu danışman hocası lojistik firmasına daha yakın olduğu için gerek problemin danışman hoca tarafından kabul edilmesi gerekse sürecin danışman hoca tarafından desteklenmesi gibi artılar sebebiyle öğrencilerimiz, lojistik alanındaki bir şirket ve probleme yönlenmişler.

Danışman hocalarının networkü sayesinde bulunan şirket, öğrencilerimizin nihai firması olmuş. Yani danışman hocanın bitirme projesi çalışmalarında büyük bir etkisi ve zaman zaman desteği mevcuttur.

Danışman hoca eşleşmesi nasıl gerçekleşmektedir?

Okula başlarken her öğrenciye, eğitim gördüğü üniversite tarafından bir danışman hoca atanmaktadır. 4. sınıfta yürütülen bitirme projesi süreci için ise oluşturulan her ekip adına farklı ve tek bir danışman hoca seçilmektedir.

Her ekibin eşleştiği bu danışman hocanın okula başlarken atanan danışman hocayla herhangi bir ilgisi bulunmamaktadır, keza ekipteki her öğrencinin başta atanan danışman hocası birbirinden farklı da olabilir.

Öğrencilerimiz danışman hocası için ‘’Aslında projenin danışman hocası bazen bir hayat koçu, bazen bir baba, bazen bir abi, bazen bir dost arkadaş, yani her şeyimiz diyebiliriz üniversite içerisindeki.’’ Tanımını yapmaktadırlar.

Öğrencilerimizden biriyle daha öncesinde bilimsel araştırma teknikleri yürütmüş olan danışman hocaları, bitirme projesinde de onlar için tatlı bir tesadüf olmuş. Bu noktada hocaları tanımak ya da öncesinde fikre sahip olmak süreci ağrısızlaştıracaktır.

Hocaları nasıl tanıyabiliriz?

AVESİS platformu üzerinden ilgili havuzun içindeki hocalar araştırılabilir, gerekli ön bilgi edilinilebilir. Özellikle çalışılmak istenilen bir şirket yahut konu varsa da ilgili süzgeçten geçirilinebilir.

Bu örnekte de görüldüğü üzere lojistik alanına yakın olan bir ekip için öğrencilerimizin çalışma yürütmüş olduğu danışman hocaları uygundur diyebiliriz.

IT, yazılım, üretim, lojistik, montaj hattı dengeleme, yalın üretim, araç rotalama (TSP) gibi alanlardan öğrenciler için doğru olanına öncesinden karar vermiş olmak da yine süreç içerisinde zaman yönetimi için değerlidir.

4.sınıf öğrencilerinde güz dönemi başında açılan form aracılığıyla oluşturulan öğrenci ekiplerinin bilgisi ile de danışman hocalar eşleştirilmektedir. İlgili hocayla görüşülüp, anlaşılıp sonrasında da bölümden rica edildiği sürece de danışman hoca seçiminde istenilen bir sonuç elde edilebilir.

Kısacası öncelikle üstüne düşülmek istenen konu ve şirket sonrasında da o alandaki hocaların araştırılması önemli bir noktadadır. ”Alanlardan hangisi kolay?” diye sormayın, kolay yok!

PROJE NE OLSUN?

Aslında proje şirkete ait bir problem. Bu problemi şirket de size ikram edebilir, siz de şirketin kapısını ona ait bir problemle çalabilirsiniz.

Öğrencilerimizin durumunda da şirket, öğrencilerimizden gözlem yapmasını istemiş. İkinci defa gittiklerinde bile bu isteklerinde ısrarcı olmuşlar. Çözümü istenen problem bir israf sorunu, azaltmaya çalıştıkları stokları verimli kullanmak isteyen bir şirket…

Soru: Literatürdeki adı ne?

Gözlem yapan öğrencilerimizin belirlediği problem: Stok kesme problemi.

Ancak şirketle geçilen temaslarda direkt olarak stok kesme problemi adı altında konuşulmasa da öğrencilerimizin belirlediği başlık bu problemin doğru tanımı olmuştur.

İlgili problemle alakadar olan çalışanlar endüstri mühendisi olsalar da literatürdeki adlandırmasıyla alakadar olmak durumunda değillerdir. Sorundan bahseden endüstri mühendislerinin aktardığı bilgiler doğrultusunda danışman hocayla iletişime geçilmesi ile problemin adlandırılması, literatürdeki makaleler yardımıyla gerçekleşmiştir.

Problem ve adlandırılması belirlendi, doğru çözüme nasıl ulaşacağız?

ARAŞTIRMA AŞAMASI

Problemle yani stok kesme problemiyle ilgili makaleler ve ilgili tüm Türkçe yabancı kaynaklar araştırılıp sonrasında da şirketle bir toplantı yapılması sonucunda problemin adlandırılmasında kesin sonuca varılmış. Stok kesme probleminde ise ilgili sorunun alt başlıklardan hangisinin içinde olduğunu bulmak amacıyla tekrar bir araştırma sürecine girilip makaleler okunmuş.

Nihai sonuçta problem: Tek boyutlu stok kesme problemi.

Öğrencilerimiz bu noktada şuna da değinmekte fayda buldular ‘’Eğer üstünde çalışmak istediğiniz belli bir problemi varsa, firmalarla ilk temasa geçerken bu problemi belirterek daha sağlıklı bir süreç geçirebilirsiniz.’’

Şirket araştırması içinde oldukları dönemde de öğrencilerimiz M kargo firmasıyla, danışman hocalarının ilgili olduğu lojistik alanıyla alakalı bir problem sunarak iletişime geçmişler ama dönüt aldıklarında zaten halihazırda bir şirket ve problemleri olduğu için M kargo firmasıyla çalışma yürütmemişlerdir.

Problemin çözümümü için de ‘’Daha öncesinde stok kesme problemiyle karşılaşan şirketler nasıl bir yol izlemiş?’’ sorusu önemli soruların başında gelmiştir.

Kesin bir çözüm olmasa da ona en yakın çözümü bulmak, matematiksel modelleme ve sezgisel yöntemler kullanarak çözüme ulaşmaya çalışmak, özellikle stok kesme problemini çözmek için doğru güzergah olacaktır.

Matematiksel modelleme kısmı, işin matematiğe dökülmüş hali ve verilerle desteklenmiş manzarasıyken (3.sınıf üretim planlama ve yöneylem derslerindeki bilgiler yardımcı olacak, şirketlerdeki veri alışverişinden elde edilmesi gereken kısıtları bulmakta ve matematiksel olarak ifade etmekte de fayda sağlayacaktır.); sezgisel yöntemler, geleneksel optimizasyon tekniklerinin birçok eksikliğini gideren deneyime dayalı teknikledir.

Bazı problemler sadece matematiksel modelleme ile çözülebilirken bazı problemler sadece sezgisel yöntemler ile çözülebilir.

300’e yakın sezgisel yöntemden alınan veriler ışığında doğru değerlendirme ile bir program yazmayı planlayan öğrencilerimiz hem matematiksel modelleme hem sezgisel yöntemlerle optimum sonuca ulaşmayı amaçlamaktadır. Bu yöntemlerin onları ulaştırdığı sonuçları ise şirketleriyle de paylaşmak için gerekli çalışmaları yürütmektedirler.

Savunma sanayiinde bir bitirme projesi fikriyle sürece başlanılmak isteniliyorsa da başta belirtildiği gibi şirketler tarafından açılan başvurular değerlendirilebilir. Bu şirketlerde belli sayıda problemler açılmakta (İlgili sayfalarda sırlanmış problemleri gözden geçirebilirsiniz.) ve ekiplerle birlikte hangi projede çalışmak isteniliyorsa o projeye dair bir başvuruda bulunulabilir.

Bazı şirketler bitirme projesi yaparken sigorta talep edebilmektedir. Ancak bu noktada aklınızda soru işareti kalmamalı çünkü Gazi Üniversitesi gerekli sigortayı sağlamaktadır.

Özel sektörde de öğrencilerimizin geçirdiği süreçteki gibi öğrencilerin şirkette yaptıkları gözlemlerle bir problem belirlenmektedir.

Sigorta kısmında yardımı dokunsa da okulda geçirilmesi gereken saatler, bitirme projesi için şirkette geçirilmesi gereken saatlere bir engel oluşturmakta mıdır?

OKULUN ETKİSİ

Şirkete gidilen günlerle ders saatlerinin çakışmaması gerektiğinden, haftada bir gün gidilmesi gereken şirkete o belirli gün için ders programının uygun olması gerekmektedir.

Uygun koşullar sağlandığında da okulumuz yarı zamanlı bir çalışan gibi gerekli sigortayı sağlamaktadır.

Okulun bu süreçte zamanlama olarak öğrencilerden beklentisi nedir?

4.sınıf güz dönemi öğrencilerinden, okulumuz; şirket bulmalarını, problemi anlamalarını ve adlandırmalarını, literatür araştırması yapmalarını, projelerini detaylandırmalarını ve gördükleri olası çözüm yöntemlerinden bahsetmelerini istemektedir.

Problemi nasıl çözeceklerini kesin bir dille anlatmaları beklenmemektedir. Bu dönemin sonunda ise öğrencilerden bu beklentilerin karşılandığı bir sunum yapmaları istenmektedir.

Bahar döneminde ise projenin uygulamaya geçirilmesi, uygulama sonuçlarının alınması, raporlanması ve sunuma eklenmesi beklenmektedir. Matematiksel modelleme de yine alınan verilerin doğru ifadesi için başvurulması gereken yöntemdir. Değiştirilen şeyler, elde edilen verim, çıkan sonuçların verileri yardımıyla aktarılmalıdır.

Peki ya raporlar?

Öncelikle raporlama sıklığı danışman hocanın talebine bağlı olarak değişmektedir. Öğrencilerimiz son ay olmak üzere toplu bir rapor ile (Her hafta için yürütülen çalışmaları raporlamışlardır.) danışman hocalarını bilgilendirmişlerdir.

Bu bilgilendirmelerde ekip içerisindeki iş bölümü, yapılan çalışmalar-araştırmalar, problemin tarihi ve çözüm yöntemleri gibi bilgileri belirtilmişlerdir. Bu bilgilerin gereklilik durumu her rapor için değişkenlik gösterebilmektedir.

Önemli olan dilin ve formatın bilimsel seçilmesidir. Raporu hazırlarken Gazi Üniversitesi özelinde, paylaşılmış olan tez yazım kılavuzuna uyulması gerekmektedir. Tez yazım kılavuzu, raporların da doğru değerlendirilebilmesi için yararlanılan puanlandırma kriterleri içinde önemli noktalardan biridir.

Öğrencilerimiz sağlıklı bir süreç geçirmek adına haftada bir danışman hocalarından geri dönüş almayı tercih etmişlerdir. Bu durum öğrencilerin inisiyatifiyle ve danışman hocayla olan iletişimle değişkenlik göstermektedir.

Raporlar sadece danışman hocayla paylaşılırken, sunumda değinilmesi gerekilmeyen detaylardır.

SUNUM NASIL OLMALI?

Sunum için raporun özeti diyebiliriz. Güz dönemi yapılan sunumda değinilmesi gereken noktalar:

• Problem içeriği,
• Literatür araştırmasında baz alınan konular,
• Belirlenen ana makalelerin açıklanması (Öğrencilerimiz 7 ana makale belirlemiş.) şeklindedir.

Ana makaleleri nasıl seçmeli?

Makale konuları ve sayısı probleme bağlı olarak değişkenlik gösterecek olsa da ince detaylara kadar araştırma yapılmalıdır. Öğrencilerimizin problemi olan stok kesme sorunu için tek boyutlu kesme probleminde ve üretim sistemlerinde kullanılan aynı zamanda projelerine en uygun olan makaleleri ana makaleleri olarak seçmeye gayret göstermişlerdir.

Anahtar kelimeler bu noktada önem arz etmektedir. Bitirme projesinin en başında da bu anahtar kelimelerin yazılması istenmektedir.  Ana makalelere ulaşma amacında yine bu anahtar kelimeler yardımcı olmuştur.

Sunumdan önce (okulun son haftasında) 3 kişilik jüri ekipleri belirlenmektedir. Sunum süresi 5 dakikadır. Sunum sayfa sayısı kısıtlaması yapılmamış olunsa da sunum süresinin 5 dakikayı geçmemesi gerekmektedir. Özellikle kaynakça kısmı sunumdaki önemli noktalardan biridir. Kaynakların doğruluğu ve güvenilirliği, yapay zekadan alıntı yapılmamış olunması gözetilen durumlardır.

Öğrenciler, sunum bittiğinde ise soru cevap şeklinde devam eden bir süreçle karşı karşıya kalma durumundalardır. Bu sorular içinde sunumunuzu dinleyen öğrencilerin soruları da olabilmektedir.

Süreç sonunda ise değerlendirme yapılmaktadır.

Sadece sunum mu?

SERGİ VE AFİŞ

Sunumun yanında bir de bitirme projenizle ilgilendiğiniz süreci anlattığınız bir afiş hazırlamanız beklenmektedir. Afişleri ise okulun son günü yapılan sergide açıklayıp anlatmanız istenmektedir.

Sadece hocalar mı puanlıyor?

PUANTAJ SİSTEMİ

İlk 25 puan öğrencilerin kendi arasında değerlendirmeleri sonucu oluşan puandır. Bu bir ekip içi değerlendirme sistemidir. Bu sistemden gelen puana da; görüşmelere katılma sıklığı, gerekli özeni ve ciddiyeti gösterme durumu, toplantılara katılım oranı, fabrikaya teşrif etme sayısı, gibi veriler etki etmektedir.

Diğer puanlama sistemi için; sunumda konu başlıklarına uygunluk, literatür çalışması, kaynakça, sayfa düzeni etkilidir.

Son olarak da öğrencilerin içeriğine hakim olmadıkları ve hocalara ait olan bir formu kendi inisiyatifleriyle puanlama yaptıkları bir sistemleri mevcuttur.

E ne oldu şimdi?

4.sınıf öğrencileri için en yüksek kredi olan her dönem 8 krediye sahip bitirme projesi, ortalamayı büyük oranda etkilemektedir. Bunun yanında tanıştığınız şirket ve çalıştığınız insanları networkünüze katmak, iş hayatınıza güzel bir artı sağlayacaktır.

Eğitim sürecinde yürütülen her proje CV’ye eklenebileceğinden bu da iş hayatına sağlanacak başka bir artı olmaktadır.

Bitirme projenizi yürüttüğünüz şirket size referans olabileceğinden, iş hayatında ilerlemeyi düşündüğünüz sektör ve alana yakın bir konu üstüne çalışma yürütürseniz de ilerlemek istediğiniz basamakları daha rahat tırmanacaksınızdır.

BİR ENDÜSTRİ MÜHENDİSLİĞİ ÖĞRENCİSİ OLARAK…

”Proje yapılması şirketlerin biraz daha dikkatini çekiyor. Özellikle bir uygulama ortaya çıkarılıyor, şirkete katkı sağlayacak bir şey sunuluyorsa bu durum şirketlerin hoşuna gidecektir.”

Bir proje CV’nin kalitesini; CV, part-time bir işi; part-time iş ise tam zamanlı bir iş bulmanızı sağlayacaktır.

Öğrencilerin eğitim hayatlarına katkı sağlamak, zorlu süreçlerde yanlarında olabilmek amacıyla yürüdüğümüz bu yolda misyonumuza katkı sağlayarak bizleri yalnız bırakmayan ve desteklerini esirgemeyen Yusuf Demir, Betül Öztürk ve Cihan Güngör’e sonsuz teşekkür ve minnetlerimizle…

Bilgiyle kalın.

Diğer yazılarıma ulaşmak için tıklayınız.